Com o crescimento exponencial na geração de documentos em meio físico pelas empresas cresce também a necessidade de rapidez na recuperação das informações. Isto torna evidente a falta de organização e de cuidados com o armazenamento destes documentos, fazendo com que o capital intelectual das organizações rume a uma capacidade utilização cada vez menor. O formato atual de organização de documentos é ineficiente e oneroso, acumulando custos com espaço de armazenamento, pessoal especializado, morosidade na recuperação e destruição precoce da informação.
Para solucionar os problemas com o processo atual de forma inteligente, segura e funcional, crio-se o processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ou como conhecido mundialmente por Enterprise Document Management (EDM), que é um conjunto de tecnologias correlatas para os processos de captura (ou conversão) de documentos físicos, gerenciamento de fluxos e armazenagem e recuperação. Estes processos são conhecidos respectivamente como Document Imaging, Workflow e Enterprise Content Management (ECM).
O uso da tecnologia de GED traz consigo algumas mudanças importantes no que diz respeito à maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos. Ela é resultado da aplicação de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizações assim como agilizar as comunicações, e aumentar a produtividade de processos de negócios.
Na maioria dos projetos, o GED é utilizado baseando-se na tecnologia de Document Imaging, a qual compõe os processos de captura, controle de qualidade e indexação dos documentos físicos, tornando-os uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico passa a ser apenas legal, uma vez que a legislação de vários países (inclusive o Brasil, o qual está em fase de adaptação desta filosofia) não aceita a imagem digital de um documento como documento legal.
Outro passo fundamental do GED é a disponibilização do documento digital, o que é realizado por sistemas de gerenciamento de conteúdo. Esta a parte onde o usuário final tem contato com o GED, e por isso deve fazer parte de uma ampla análise a fim de garantir que todo o trabalho de digitalização dos documentos seja funcional e muito bem utilizado, fazendo com que o documento original seja completamente ignorado pelos usuários.
O uso do gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial pelas organizações, uma vez que com a utilização de suas tecnologias a empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. As ferramentas de Workflow em GED podem otimizar fluxos de processos nas organizações deixando-os muito mais seguros, confiáveis, práticos e rápidos.
As principais tecnologias relacionadas a GED são:
••>> Capture – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.
Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
••>> Forms Processing (processamento de formulários) – tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.
Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
••>> Records and Information Management (RIM) – É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.
on mai 10th, 2010 at 16:05
Parabéns pelo post.
on mai 10th, 2010 at 18:49
Abraços
on ago 24th, 2011 at 4:41
Parabens pela iniciativa.